Na veel commotie rondom de organisatie van Koeiemart 2017 heeft gemeente Woerden op 4 januari 2018 een, 47 bladzijden lang, evaluatierapport gepubliceerd.

 

Wat voor de bezoekers overkwam als een succesvol evenement, was voor de mensen achter de schermen allesbehalve een succes. De opstapelende klachten en problemen tijdens het evenement zorgden ervoor dat de gemeente Woerden een externe evaluatie heeft laten uitvoeren om alle problemen te analyseren en evalueren.

Het rapport spreekt zich kritisch uit over de organisatie op het gebied van veiligheid, vergunningverlening en handhaving. Ook geeft het weer dat de gebreken een negatief effect hebben gehad op de financiën.

Een probleem dat steeds weer terug komt in het rapport is de gebrekkige samenwerking tussen de externe projectleiders en de ambtelijke organisatie. Het lijkt er op dat de meeste problemen die zich voor hebben gedaan tijdens de organisatie hiernaar te herleiden zijn.

Ieder jaar wordt er na afloop van de Koeiemart geëvalueerd over het verloop van het evenement. Ook in 2016 zijn er doelen gesteld voor de editie van 2017. Merendeel van deze doelstellingen is echter niet behaald, waaronder; eerder starten met vergunningaanvraag, kraamindelingen/plattegronden duidelijker weergeven en beter communiceren en verbeteren van interne communicatie. Deze punten bleken ook dit jaar weer een groot struikelblok.

De problemen begonnen al in het voortraject. De vergunningaanvraag is meerdere keren uitgesteld, waardoor de vergunning uiteindelijk 1 maand vóór de Koeiemart pas is verleend. Ook de plattegronden bleken dit jaar weer een probleem. De plattegronden en indelingen werden meerdere malen gewijzigd, zonder andere betrokkenen hier goed over te informeren. Dit heeft voor veel hectiek en ergenis gezorgd bij zowel de opbouw van de Kermis als de Warenmarkt. Er was geen duidelijkheid voor de winkeliers, markthandelaren en kermisexploitanten waar zij moesten gaan opbouwen. Er waren zelfs te veel handelaren en exploitanten geaccepteerd. Het lijkt er op dat besluiten binnen de organisatie veelal in het teken stonden om meer geld te kunnen ophalen. Dit heeft echter averechts uitgepakt. De gemeente heeft een groot bedrag aan inkomsten misgelopen wegens de vele schadeclaims die zijn ingediend door alle verwarring en ergernis rondom de plaatsindelingen. De Koeiemart 2017 heeft meer geld gekost dan de editie van 2016.

De commotie rondom de onduidelijke plaatsing en plattegrondtekeningen had ook invloed op het veiligheidsplan. Het veiligheidsplan was gebaseerd op tekeningen, die niet meer klopten. Hierdoor werd er een beroep gedaan op het improvisatievermogen van de dienstdoende brandweer en handhaving. De VRU, politie en brandweer hebben hun kritiek geuit op de organisatie en de veiligheid.

De Koeiemart bestaat uit vijf deelevenementen. Een belangrijke doelstelling voor dit jaar was dat de interne communicatie tussen deze deelevenementen beter verliep. Er was een stuurgroep om de belangen van alle deelevenementen bij elkaar te brengen. Het is de bedoeling van de stuurgroep om te sturen op het overkoepelende belang en op visie, samenwerking, regie en afstemming. In de praktijk functioneerde de stuurgroep als afstemmingsmoment, waar het vooral draaide om wie welke kosten zou betalen. De Koeiemart, de Kiremko Nacht van Woerden en Woerden Bruist waren alle drie organisatorisch een groot succes volgens het rapport. De Kermis en de Warenmarkt kennen verbeterpunten.

De conclusie is dat het volgend jaar anders moet. De voorbereidingen voor de Koeiemart 2018 moeten begin dit jaar al starten. Er moeten inhoudelijk geen veranderingen meer plaatsvinden en de evaluatiepunten van 2017 en die van voorgaande jaren moeten belangrijke leerpunten vormen. Ook belangrijk is om met de stakeholders van alle deelevenementen te werken aan een gezamenlijke visie. Er moet meer eenheid gevormd worden.